Le défi

• Le suivi des incidents est des dossiers est un processus incohérent qui s’effectue à l’aide de courriels et tableurs 
• Les organisations dépensent des sommes colossales pour développer des applications internes ou ponctuelles pour automatiser le suivi des incidents, dossiers et bogues et relier les uns aux autres des systèmes d’information épars

Solution : Tenrox Incident Management

Tenrox Incident Management est un système tout Web de gestion de gestion des incidents et des dossiers. Cette solution vous permet de définir, contrôler et suivre, de manière visuelle, le cheminement de bout en bout d’un élément d’action, incident, dossier, défaut, problème, bogue ou tâche. C’est le seul outil de gestion des incidents qui soit étroitement intégré avec un système complet et puissant de gestion du temps, des dépenses et de la facturation.

Avantages

• Centralise, automatise et rationalise le processus de suivi des incidents, dossiers et bogues 
• Applique la responsabilisation et la prise en charge
• Accès immédiat à l’état des travaux et des projets pour réduire les risques et éviter les mauvaises surprises 
• Le temps épargné en gain de productivité et en réduction des frais administratifs est de 2 heures/semaine par ressource

Faits saillants

• Fait le suivi des incidents, bogues ou dossiers depuis leur création à leur résolution
• Politiques configurables basées sur les processus pour l’approbation alternée, multiple et client
• Formulaires d’entrée, champs, alertes et avis personnalisés
• Configuration des pages d’entrée de façon à inclure des informations propres à vos procédures et besoins
• Possibilité de joindre des notes, documents et liens à la plupart des éléments du système
• Piste de vérification détaillée de tous les accès au système et des activités qui s’y sont déroulées 
• Système de sécurité puissant et configurable basé sur les rôles
• Supporte l’authentification opérée par le système d’exploitation ou la gestion par Tenrox de la politique de mots de passe et des données relatives aux utilisateurs/mots de passe
• Comprend un kit de développement de logiciel (SDK) et un modèle de données documenté pour opérer des personnalisations ou effectuer des améliorations
• Entièrement intégré avec des modules de gestion du temps et des dépenses (en option) 
• Supporte les bases de données libres de droits MSDE, Microsoft SQL Server, Oracle et IBM DB2

Suivi des processus d’affaires

• Définition et suivi des processus de travail en fonction des structure de répartition de l’organisation (OBS) et de décomposition du travail (WBS) 
• Interface avec cheminement graphique pour concevoir et configurer les processus d’affaires
• Vues dépendant des rôles de sécurité incluant la liste des travaux, la page des entrées personnelles et la page de l’administrateur
• Définition de règles d’affectation automatique pour chaque processus d’affaires
• Création de sous-processus pour gérer les affectations, les approbations et les tâches séquentielles ou parallèles pour les processus d’affaires plus complexes
• Recours à des actions pré/post processus pour lier plusieurs cheminements et permettre la bifurcation et l’escalade

Processus de travail

• Spécifie la politique d’entrée des processus de travail 
• Pages d’entrée configurables; capacité d’ajouter autant de champs personnalisés que possible
• Possibilité de spécifier pour chaque processus d’affaires les champs par défaut ou personnalisés à afficher; capacité d’indiquer l’emplacement et la taille de chaque champ dans les pages de listes ou de modification
• Ajout de notes, documents et liens de fichiers/URL
• Définition d’actions et d’avis personnalisés déclenchés par les pré/post processus selon l’état ou la transition
• Les messages des avis peuvent être personnalisés incluant des informations saisies par l’utilisateur et un langage macro simple pour récupérer et afficher les données relatives aux processus de travail
• Requêtes: 
• Recherche et filtrage des dossiers par type, état, utilisateur affecté, projet, initiateur, auteur, et bien plus encore
• Correspondance du texte avec le contenu du sommaire, de la description et d’autres champs de texte
• Tri par numéro de suivi, priorité, état, date de modification, etc.
• Enregistrement des requêtes sous forme publique ou non

Modèles de processus inclus

Centre de documents

Tenrox offre une fonction puissante et intuitive de gestion des documents. Il vous est possible d’associer des documents ou des liens à n’importe quel élément de l’organisation, du travail ou des entrées ainsi qu’à toutes les tâches, requêtes, incidents et autres processus de travail pris en charge par le cadre des processus d’affaires de Tenrox. Le logiciel comprend des fonctions de recherche, de filtrage et contrôle détaillé et approfondi pour faire le suivi de toutes les actions relatives aux documents.

Pages d’accueil et tableaux de bord numériques

Une des fonctions les plus puissantes de la solution Tenrox réside dans sa capacité à configurer rapidement des pages d’accueil et tableaux de bord afin d’afficher à l’utilisateur les informations qui le concernent en fonction de son rôle dans l’organisation.

Les pages d’accueil permettent aux utilisateurs de:

• Obtenir rapidement l’état de tous les incidents, bogues ou dossiers
• Faire une analyse graphique de la situation en cours d’une équipe ou d’un projet
• Accéder rapidement aux fonctions utilisées quotidiennement

Le système de sécurité basé sur les rôles intégré au logiciel Tenrox permet à l’administrateur de définir et de configurer des pages d’accueil et des tableaux de bord selon les rôles de sécurité des utilisateurs. Ainsi, le personnel administratif, les membres d’équipe, les gestionnaires de projet et les directeurs ont chacun une page d’accueil configurée et paramétrée de façon à ne leur permettre l’accès qu’aux informations relevant de leur responsabilité.

Concepteur de rapports XML

Le logiciel Tenrox intègre un concepteur et une visionneuse de rapports XML abordables mais non moins puissants. Cet outil de génération de rapports XML livré clés en main avec l’application réduit la courbe et les coûts d’apprentissage qui seraient autrement plus élevés avec l’utilisation d’un autre outil de production de rapports. Tenrox continue à supporter l’affichage des fichiers Crystal Reports à partir du centre de rapports Tenrox.

Centre de rapports

• Offre une vue arborescente de tous les rapports
• Rapports d’état et de durée des processus de travail
• Permet aux utilisateurs de créer, de personnaliser et de partager les rapports XML de Tenrox ou d’appeler des fichiers Crystal reports
• Affichage de rapports sommaires, détaillés et de listes, catégorisés par utilisateur, projet ou tâche
• Possibilité de filtrer les entrées de temps et de dépenses payables, facturables, complétées, approuvées ou postées
• Affichage de rapports sur les sites, centres de coûts, employés, groupes, équipes, tâches, projets, portefeuilles et unités
• Affichage de rapports de temps, dépenses et coûts et facturation et de graphes en format de graphiques circulaires et d’histogrammes
• Possibilité d’exporter les rapports dans de nombreux formats (tels MS Word et MS Excel)

Serveur d’analyse et centre d’analyse

• Le logiciel Tenrox allié à la veille économique donne lieu à un puissant système d’aide à la décision
• Offre une vue arborescente de tous les rapports d’analyse
• Moteur de veille économique intégré permettant une vue détaillée et en temps réel sur l’ensemble de l’organisation
• Tableaux de bord numériques pour les directeurs et les gestionnaires
• Création et partage de graphes dynamiques et en temps réel sur d’importantes données de l’entreprise
• Les informations peuvent être profondément explorées pour une analyse plus détaillée

Intégration financière étroite

Grâce au module optionnel de temps et des dépenses, il vous est possible de suivre les heures, les dépenses et les matériels consacrés aux processus de travail. Utilise les mêmes données de temps pour traiter la paie, suivre les projets, créer des factures/imputations et mettre à jour le système financier.

• Intégration étroite dans les deux sens avec votre système de paie et application financière
• Mappage avec les comptes du grand livre par le biais de la segmentation
• Des modèles, paramètres par défaut et assistants simplifiés permettent de lier le logiciel Tenrox à SAP, ACCPAC, Great Plains, Navision, QuickBooks, ADP Payroll, et Ceridian

Intégration

Les données du logiciel Tenrox peuvent être échangées avec plusieurs systèmes:

• Gestion de projets : Microsoft Project (soutien optionnel pour l’intégration synchronisée en temps réel sans importation/exportation manuelle), Primavera
• Applications de messagerie et bureau : Microsoft Exchange Server et Outlook, Windows 200x
• Progiciels de gestion intégrés (ERP) : SAP, PeopleSoft et Oracle
• Applications de bureautique : Microsoft Word, Microsoft Excel et Corel Word Perfect

Système hautement configurable et adaptable

Bien que les applications Tenrox soient dotées de modèles, fonctionnalités et rapports clés en mains propres à l’industrie, toutes les fonctions sont configurables et paramétrables incluant les processus, la terminologie, les rapports, les menus déroulants, les pages Web (à l’aide d’Active Server Page et du SDK gratuit de Tenrox) et les avis par courriel. Des champs personnalisés peuvent également être ajoutés à la plupart des pages et des fonctions.

Conformité – Application des règles, normes et directives

Veuillez consulter  la section Conformité pour en savoir davantage sur la manière dont les solutions Tenrox pourront vous aider à réaliser et appliquer la conformité avec la réglementation, les normes et les lignes directrices propres à votre secteur d’activité.

Gouvernance – Accroître la responsabilité des entreprises

Veuillez consulter  la section Conformité pour de plus amples informations sur la manière dont les solutions Tenrox pourront vous aider à réaliser et appliquer les règles relatives à la responsabilisation et la gestion des entreprises.

Services d’hébergement

Tenrox Hosting offre une alternative fortement avantageuse pour implanter et maintenir les solutions Tenrox à l’interne. Cliquez ici pour en savoir plus sur Tenrox Hosting.

Modules intégrés

• Structures organisationnelle (OBS) et de travail (WBS)
• Suivi des processus de travail 
• Concepteur et centre de rapports
• Concepteur et centre de d’analyse